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La procédure de certification

Une procédure de certification initiale complète accorde une certification valable quatre ans. Pendant les trois premières années de validité, des contrôles permettent de s’assurer que la conformité est respectée. La quatrième année, une procédure de re-certification complète a lieu. Celle-ci permet d’obtenir une nouvelle durée de validité de quatre ans.


Il existe deux types différents de contrôles de conformité dans la procédure de certification:
1. une évaluation globale lors de la certification initiale et pour la re-certification la quatrième année de la période de validité
2. Évaluation de surveillance des critères particulièrement sensibles

La procédure de certification initiale - Déroulement

La procédure de certification initiale, qui se déroule en cinq étapes et expliquée ci-dessus, dure généralement deux à trois mois! Vous trouverez des informations détaillées sur les frais de certification sur cette page web sous cotisations.

Etape 1: Information sur les exigences »

Vous vous informez sur les exigences que votre centre doit remplir. Vous trouvez des informations détaillées sur les critères et les standards pour une certification par QualiCert sous la rubrique critères.

Etape 2: Documents et frais pour la certification initiale »

Vous êtes intéressés par une certification. Commandez le questionnaire en téléchargeant le formulaire de commande et en réglant les frais de questionnaire figurant sur le formulaire et imputables sur le montant global de la certification initiale.

Remplissez entièrement le questionnaire et vérifiez que vous avez bien tout complété et que vous avez réuni toutes les pièces et documents demandés dans le questionnaire et renvoyez le questionnaire avec tous les documents à QualiCert par mail ou par poste. Aussitôt que le questionnaire entièrement rempli avec toutes les pièces et documents demandés ainsi que les frais d’analyse (imputables sur le montant global de la certification initiale) sont rentrés à QualiCert, un rendez-vous sur site sera convenu avec QualiCert.

Etape 3: Evaluation sur site »

Lors du contrôle de votre centre, le contrôleur de QualiCert vérifie que le questionnaire a bien été rempli et il vérifie le respect des autres critères de qualité dans votre centre.

Etape 4: Résumé de l'examen »

QualiCert établit un rapport sur les résultats de l’analyse du questionnaire et la vérification sur site. Selon le résultat des vérifications, votre centre est, le cas échéant, invité à prendre des mesures et remplir des exigences en vue de poursuivre la procédure de certification initiale. Si le rapport sur les résultats des vérifications sur site présente des exigences ou des mesures de correction en vue de poursuivre la procédure de certification initiale, vous êtes priés de les appliquer et d’envoyer à QualiCert la preuve de leur mise en œuvre.

Etape 5: Attribution de la convention de qualité »

Après signature et renvoi de l’accord de qualité et règlement des frais restants, le label Qualitop, ainsi que la certification initiale, est attribué par QualiCert avec une durée de validité jusqu'au 31 décembre de l'année en cours. En payant les frais, cette certification est valable pour les années suivantes. Vous recevez l’ensemble des documents traitant de la certification initiale.

La procédure de surveillance - Déroulement

Lors de la procédure toutes les critères contrôlés doivent être remplis.

Soit aucune divergence n’a été constatée dans le centre lors de l'évaluation, soit les divergences ont, le cas échéant, été supprimées par la mise en œuvre prouvée de mesures de rectification. En plus, la cotisation doit être réglée.  Des informations détaillées  sur les cotisations vous trouvez sous la rubrique
cotisations. La procédure de surveillance se fait en 4 étapes.

Etape 1: Modification et transformation »

En début d’année, tous les centres sont conviés à vérifier la situation des collaborateurs dans le centre sur la base d’une liste mise à disposition par QualiCert et, si nécessaire, de signaler toute modification ou transformation.

Etape 2: Information sur les évaluations »

Au cours du mois de mars, les centres sont informés dans le détail des évaluations prévues pour l’année en cours. Vous trouvez les dernières informations sous informations sur les évaluations.

Etape 3: Evaluation inopiné sur site »

Entre mai et octobre a lieu un contrôle non annoncé. Une fois l'évaluation inopiné sur site effectué, le centre reçoit un compte-rendu sur site

Etape 4: Re-certification réussit »

Après un contrôle réussi et après le paiement des frais de certification le centre recevra la re-certification pour l'année suivante.

La procédure de re-certification - Déroulement

La re-certification pour une année calendaire supplémentaire a lieu uniquement lorsque les deux conditions suivantes sont remplies:

Soit aucune divergence n’a été constatée dans le centre lors des deux évaluations, soit les divergences ont, le cas échéant, été supprimées par la mise en œuvre prouvée de mesures de rectification.

QualiCert a perçu la cotisation de re-certification annuelle pour l’année de re-certification. Des informations concernant les frais vous trouvez sous
cotisations. La procédure de re-certification se déroule en 5 étapes.

Etape 1: Modification et transformation »

En début d’année, tous les centres sont conviés à vérifier la situation des collaborateurs dans le centre sur la base d’une liste mise à disposition par QualiCert et, si nécessaire, de signaler toute modification ou transformation.

Etape 2: Information sur les évaluations »

Au cours du mois de mars, les centres sont informés dans le détail des évaluations prévues pour l’année en cours. Les dernières informations vous trouvez sous information sur les évaluations.

Etape 3: Evaluation annoncée sur site »

Les deux évaluations sur site annuelles sont effectuées pendant une période d’évaluation qui a lieu deux fois dans l’année, une fois au cours du premier semestre et une seconde fois au cours du deuxième semestre. Lors de la première période d’évaluation qui se déroule entre mi-mars et fin juin a lieu un contrôle annoncé dont la date est fixée. Une fois l'évaluation sur site annoncée effectuée, le centre reçoit un compte-rendu qui informe sur les résultats ainsi que les mesures de correction concrètes. 

Etape 4: Evaluation inopinée sur site »

Lors de la seconde phase d’évaluation qui a lieu entre mi-septembre et fin octobre se déroule une évaluation inopiné sur site. Aussi après l'évaluation inopinée sur site effectuée, le centre reçoit un compte-rendu qui informe sur les résultats ainsi que les mesures de correction concrètes.

Etape 5: Re-certification réussi »

Après un contrôle réussi et après le paiement des frais de certification le centre recevra la re-certification pour l'année suivante.