Conditions générales de vente

  1. Introduction
    1. QualiCert SA (ci-après QualiCert) est une institution de certification indépendante qui, après avoir effectué un contrôle sur la base de critères de qualité clairement définis, délivre aux centres de fitness, aux prestataires de cours et aux enseignants des certifications reconnues par les caisses Maladie. QualiCert vérifie la conformité des normes et des catalogues d'exigences suivants :

      - Fit[Safe]
      - EMS[Safe]
      - Course[Active]
      - SN EN 17229:19
  2. Certification du centre de fitness
    1. Pour qu'un centre de fitness puisse obtenir la certification, il doit passer avec succès la procédure de certification initiale. La certification a en principe une validité de quatre ans, la certification étant valable du 1er janvier au 31 décembre et une évaluation annuelle des critères (recertification) étant effectuée par QualiCert avec prolongation de la certification d'une année civile supplémentaire. Après une recertification réussie au cours de la quatrième année de la période de certification, la validité de la certification pour le centre de fitness est prolongée de quatre années supplémentaires.
    2. Les critères de qualité doivent être remplis sans restriction par les clients. QualiCert se réserve le droit de refuser une première certification ou une recertification du centre, même si les exigences/critères sont remplis, s'il existe des indices que le centre n'offre pas la garantie d'un exercice irréprochable de la profession.
    3. En cas de raison justifiée, par exemple en cas de constatation d'écarts par rapport aux critères, QualiCert a le droit, après consultation du client, de procéder à des audits supplémentaires, en plus des audits réguliers, dans le but d'assurer la qualité.
    4. Première certification
      La procédure de certification initiale comprend les étapes suivantes, décrites sur le site Internet de QualiCert, et dure en général de deux à trois mois :
      1. Inscription pour la première certification et versement des frais d'inscription par le centre de fitness.
      2. Décision du centre sur la volonté de poursuivre la certification après réception de la liste des documents à fournir ainsi que du contrat.
      3. Remise des informations et documents demandés ainsi que du contrat signé et paiement des frais d'analyse par le centre de fitness dans les 10 jours suivant la signature.
      4. Analyse des documents/dossiers soumis par QualiCert après réception des frais d'analyse et établissement d'un résultat d'analyse qui indique si le centre de fitness est prêt pour l'"audit sur place" final en cas de conformité totale avec les exigences vérifiées ou si d'autres mesures sont nécessaires.
      5. S'il y a lieu d'agir : décision du centre de fitness de soumettre les corrections et compléments demandés jusqu'à la conformité totale avec les exigences vérifiées ou d'interrompre la procédure de certification initiale.
      6. Audit sur place par QualiCert avec le résultat de la maturité de certification du centre de fitness en cas de conformité totale avec les exigences vérifiées ou de la nécessité d'agir davantage.
      7. Si des mesures supplémentaires sont nécessaires : le centre de fitness soumet d'autres documents jusqu'à ce que la certification soit prête ou bien il décide d'interrompre la procédure de certification initiale.
      8. Paiement du solde par le centre de fitness.
      9. Demande du numéro RCC auprès du registre des organismes payeurs et délivrance de la certification par QualiCert.
    5. Recertification
      La recertification est la vérification annuelle des critères à remplir pour le renouvellement de la certification. Pour le renouvellement, les frais de recertification doivent aussi être payés. En cas d'écarts par rapport aux critères à remplir, la mise en œuvre des mesures correctives consignées dans le rapport de contrôle doit être prouvée.
    6. La procédure de recertification comprend chaque année les quatre étapes suivantes :
      1. Statut et mutations avec l'annonce sans faille du centre de fitness aux assureurs Maladie, pour autant que les frais de certification aient été payés pour la procédure de recertification qui doit encore être exécutée (cf. ch. 7 ci-après), ainsi que l'invitation faite au centre de fitness d'annoncer les mutations de personnel.
      2. Informations d'évaluation fournies par QualiCert aux centres de fitness
      3. Évaluations non annoncées/annoncées environ en avril à juillet ainsi qu'en septembre à novembre ou selon accord avec établissement d'un rapport d'examen par QualiCert. Si le rapport d'audit contient des mesures correctives, celles-ci doivent être mises en œuvre dans les délais convenus.
      4. Maintien de la certification après la réussite de l'examen et le paiement des frais annuels de recertification pour la procédure de recertification suivante avec délivrance de la confirmation de la certification fin décembre.

    • Certification des prestataires de cours
      1. Tant l'organisme responsable juridiquement en tant que prestataire de cours que l’équipe de direction doivent être certifiés.
      2. La procédure fait la distinction entre une procédure de certification initiale et une procédure de recertification. La première certification est valable pendant une période de certification fixe de deux ans (deux années civiles complètes). La recertification est aussi valable pendant deux ans.

        Première certification
        La procédure de certification initiale comprend les étapes suivantes et dure en général d’un à deux mois.

        1.Inscription à la première certification par le prestataire de cours, puis envoi des informations nécessaires et des formulaires de demande par QualiCert.
        2.Analyse par QualiCert après réception de toutes les données, preuves et documents nécessaires et paiement des frais de certification initiale par le prestataire de cours.
        3.Délivrance de l'attestation de certification pour une période de validité de deux ans (année civile) après la réussite de l'examen.

        Recertification
        1. Invitation à la recertification par QualiCert au cours du 3ème trimestre de la deuxième année de la période fixe de deux ans, avec remise des documents et informations nécessaires par les prestataires de cours.
        2. Évaluation par QualiCert après réception des informations et documents nécessaires et paiement des frais de recertification par le prestataire de cours. Si nécessaire, les prestataires de cours sont invités à prendre des mesures ciblées.
        3. Confirmation de certification après la réussite de l'examen.
      • Critères de qualité
        QualiCert informe sur son site Internet des critères de qualité à respecter et des normes d'audit appliquées.
      • Obligations du centre de fitness / du prestataire de cours (client)
        1. Le client autorise QualiCert à accéder à l'entreprise et à consulter les documents dans la mesure où cela est nécessaire pour la certification. Il met à disposition de QualiCert toutes les informations et tous les documents nécessaires à l'analyse de la conformité aux normes. Il est en outre tenu de renseigner QualiCert de manière conforme à la vérité sur tous les points essentiels nécessaires à l'analyse de la conformité aux normes.
        2. Le client informe QualiCert par écrit dans un délai d'un mois de toute modification de sa forme juridique, de sa représentation légale, de son nom/sa raison sociale et/ou de son adresse.
        3. Le client positionne le certificat et le label de qualité sous la forme d'un autocollant bien visible dans la zone de réception et/ou d'entrée. Le certificat ne peut être utilisé qu'en rapport avec des produits et des services qui englobent le domaine certifié.
        4. Le client s'engage à délivrer gratuitement les attestations d'entraînement de ses membres exigées par les assureurs Maladie et autres institutions ou entreprises qui versent des contributions de prévention aux abonnements de centres de fitness et nécessaires à l'obtention des contributions de prévention. Cela vaut en particulier pour la confirmation d'abonnement.
        5. Le client s'engage en outre à respecter en permanence les exigences des normes et des catalogues d'exigences et à communiquer à QualiCert, dans un délai d'un mois, les mutations concernant les collaborateurs, les affichages d'ouverture (encadrés) et le nombre de stations d'entraînement.
        • Retrait prématuré ou suspension de la certification
          1. QualiCert peut retirer ou suspendre la certification dans les cas suivants :
            - utilisation abusive du certificat ;
            - non-paiement des frais ;
            - violation des obligations visées au point 5 ci-dessus ;
            - les mesures correctives pour remédier aux écarts par rapport aux normes ne peuvent pas être prises et mises en œuvre dans les délais convenus ou les audits intermédiaires ne peuvent pas être réalisés dans les délais requis.
            - autres raisons qui empêchent Qualicert de vérifier les exigences de qualité du client et/ou qui s'opposent au maintien de la certification.
          2. En cas de suspension, QualiCert en communique par écrit la durée ainsi que les éventuelles autres mesures.
        • Frais du centre de fitness
          1. Les frais de certification garantissent l'exécution des contrôles de conformité en cours. Il s'agit de frais d'examen qui, en tant que tels, doivent être payés à l'avance et indépendamment du résultat de l'examen. Ils ne sont pas remboursés une fois l'examen réussi. Et ce, même si la décision relative à la certification est négative. Des frais séparés doivent être payés pour la première certification ainsi que pour les recertifications annuelles.
          2. La taxe pour la première certification s'élève à Fr. 1'500.00 TVA non comprise et doit être payée conformément aux dispositions du point 2.4 ci-dessus. Elle se décompose comme suit :
          3. Les frais de la procédure de recertification sont calculés en fonction de la taille du centre de fitness. Il existe les catégories de taille et les frais annuels suivants :

            La taxe comprend aussi les frais pour le numéro RCC ainsi que les frais de déplacement.
          4. L'attribution des catégories dans la procédure de recertification se fait en fonction du nombre de stations d'entraînement séparées.
          5. Dans le cadre de la procédure de recertification, le centre de fitness s'acquitte, sur présentation de la facture et avant le 16 décembre, de la cotisation annuelle pour l'année suivante, conformément à sa catégorie de taille l'année de la facturation. En cas de non-paiement, le centre de fitness reçoit un rappel et doit s'acquitter de la taxe au plus tard le 31 décembre. Si le paiement est effectué dans les délais, le centre de fitness est annoncé sans interruption aux assureurs Maladie au début de l'année. Il s'agit d'une prestation préalable de QualiCert. Si le paiement n'est pas effectué, le centre de fitness n'a pas le droit d'être annoncé auprès des assureurs Maladie.
          6. Si un audit supplémentaire non ordinaire (voir chiffre 2.3 ci-dessus) s'avère nécessaire en raison de manquements du centre de fitness, QualiCert peut facturer les dépenses à raison d'un forfait de CHF 350.00 par audit supplémentaire.
          • Frais Prestataires de cours
            1. Pour la certification initiale unique, les frais s'élèvent à 360,00 CHF, TVA comprise, la première année, et à 285,00 CHF, TVA comprise, la deuxième année de la période de validité fixe de deux ans. La première certification est valable jusqu'au 31.12. de la période de validité de deux ans en cours. Pour la recertification bisannuelle, les frais s'élèvent à CHF 185.00 TVA comprise.
            2. Pour la certification initiale et la re-certification en tant que studio EMS, les frais s'élèvent, en plus de la certification du prestataire, à 300 CHF TVA comprise pour la période de validité fixe de deux ans.
            3. Les frais doivent être payés conformément aux dispositions du point 3 ci-dessus.
          • Confidentialité
            1. Pendant les phases de certification ainsi que pendant la durée de validité de la certification, QualiCert traite les données du centre de fitness / du prestataire de cours. QualiCert peut conserver des copies des documents écrits qu'elle a reçus pour consultation et qui sont importants pour le déroulement de la procédure de certification.
            2. QualiCert traite les données personnelles du client pour l'exécution correcte de la commande et, par ailleurs, uniquement à des fins autorisées.
            3. QualiCert s'engage à traiter toutes les informations du centre de fitness / du prestataire de cours de manière confidentielle. QualiCert ne divulguera pas et n'utilisera pas sans autorisation, en dehors de l'exécution de la prestation convenue, les secrets commerciaux et d'entreprise dont elle aura pris connaissance lors de l'exécution de la prestation. QualiCert est toutefois autorisée à nommer le centre de fitness / le prestataire de cours en tant que client et à lister ce dernier sur ses propres canaux en tant que client, sans toutefois divulguer les détails de la relation contractuelle.
            4. QualiCert est en outre expressément autorisée à évaluer et à analyser les données du centre de fitness ou du prestataire de cours et de leurs clients. L'évaluation et l'analyse anonymes peuvent aussi être confiées à des tiers.
            5. Les données importantes pour les assureurs Maladie et autres entreprises qui versent des contributions de prévention peuvent être transmises par QualiCert aux assureurs Maladie ou aux entreprises concernées ou à un registre central sous la forme d'une "Preferred Provider List". QualiCert s'assure, par des accords séparés sur la protection des données, que les tiers destinataires ne peuvent utiliser les données des clients qu'à des fins liées au label de qualité QualiCert.
            6. De son côté, le centre de fitness / le prestataire de cours s'engage à traiter de manière confidentielle les documents et informations établis par QualiCert et, en particulier, à ne pas les transmettre à des concurrents de QualiCert.
          • Résiliation ordinaire
            1. Le contrat peut être résilié à la fin du mois de décembre, moyennant un préavis de quatre mois. Pour les centres de fitness, la durée ordinaire du contrat est d'au moins une année civile complète, ce qui signifie que les premiers accords peuvent être résiliés au plus tôt pour le 31 décembre de l'année suivante.
            2. La résiliation doit être envoyée par lettre recommandée.
            3. Sans résiliation dans les délais et à la date prévue, le contrat avec le centre de fitness se renouvelle tacitement au 1er janvier pour une nouvelle année civile.
            4. Les taxes déjà payées pour l'année civile pour laquelle la résiliation a lieu ne sont pas remboursées. Les frais que QualiCert a déjà engagés et engagera jusqu'au moment de la résiliation sont ainsi compensés.
            5. Une fois la résiliation effectuée, la certification devient caduque pour l'année civile suivante et le client n'a plus le droit d'être annoncé une nouvelle fois auprès des assureurs Maladie l'année suivante.
            • Résiliation extraordinaire
              1. QualiCert a le droit de résilier le contrat sans préavis :
                - si les frais ne sont pas payés. Dans ce cas, les dépenses de QualiCert sont facturées à hauteur de Fr. 120.00 par heure.
                - si les critères de qualité pour l'attribution ou le maintien de la certification ne sont plus remplis en raison de changements dans le standard de qualité du client ou si la mise en œuvre de mesures correctives n'a pas lieu dans les délais impartis.
                - en cas d'autres raisons qui rendent le maintien du contrat inacceptable (par exemple, comportement du client portant atteinte à sa réputation, utilisation non conforme de la certification, comportement du client contraire aux bonnes mœurs dans la branche, etc.)
              2. En cas de résiliation sans préavis par QualiCert, il n'existe aucun droit au remboursement des frais déjà versés.
            • Devoir de diligence et limitation de responsabilité
              1. QualiCert mène la procédure de certification avec toute la diligence requise et en son âme et conscience.
              2. QualiCert n'est responsable qu'en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave. Dans la mesure où la loi le permet, toute autre responsabilité est exclue. QualiCert ne peut notamment pas être tenue pour responsable :
                - si des tiers ne reconnaissent pas la certification ou ne la reconnaissent que partiellement ;
                - pour d'éventuelles demandes de dommages et intérêts de tiers, notamment de clients de l'organisation certifiée, en raison du non-respect de leurs attentes en matière de qualité ;
                - en cas de non-reconnaissance des documents de certification comme preuve en cas de litige (en matière de responsabilité du fait des produits).
            • Modification du contrat
              Dans des cas justifiés, QualiCert a le droit de modifier les conditions générales. QualiCert doit communiquer les modifications à ses clients au préalable et de manière appropriée. Sans opposition écrite dans un délai d'un mois, les modifications sont considérées comme acceptées. Le silence vaut acceptation des modifications.
            • Clause de sauvegarde
              Si des dispositions de la présente convention sont ou deviennent caduques ou si une lacune réglementaire apparaît, cela n'affecte pas la validité des autres dispositions. Dans un tel cas, les parties s'efforceront de trouver une solution à l'amiable qui se rapproche le plus possible de l'objectif initial.
            • Droit applicable et for judiciaire
              1. Le présent contrat est régi par le droit suisse.
              2. Les parties conviennent que le tribunal compétent est celui de Stans (NW).

            Beckenried, 1er julliet 2023

            QualiCert AG
            Formulaire sans signature

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